多くの病院やクリニックが、人件費や運営コストの高騰、スタッフの業務負担増といった課題に直面しています。2024年度の診療報酬改定では、医療従事者の賃上げが大きなテーマとなりましたが、その原資の確保は経営上の大きな課題です。これらの課題を解決する鍵として注目されているのが、デジタルトランスフォーメーション（DX）です。しかし、「DXは多額の初期投資が必要なのでは？」と懸念される方も少なくありません。
今回は、その懸念を払拭し、最小限のコストで導入可能でありながら、劇的な業務効率化とコスト削減を実現するツール「Google Workspace」の活用法について、具体的な事例を交えながら詳しくご説明します。
なぜ今、病院にDXが必要なのか？
現代の病院経営は、かつてないほど複雑な課題に直面しています。少子高齢化による医療ニーズの変化、医療技術の高度化、そして深刻な人手不足。これらに加え、働き方改革への対応も急務です。
紙のカルテや伝票、院内での対面会議といった従来のアナログな業務フローは、情報の伝達に時間がかかり、スタッフの負担を増大させる一因となっています。例えば、書類の保管場所を探したり、必要な情報を手書きで転記したりする時間、会議のためにスタッフが特定の場所に集まる移動時間など、目に見えにくいコストが積み重なっています。
DXを推進することは、単にデジタルツールを導入することではありません。これらの非効率な業務プロセスそのものを見直し、デジタル技術を活用して、より質の高い医療を効率的に提供できる体制を構築することが重要です。
Google Workspaceで本当にコスト削減できるのか？
結論から申し上げますと、多くのケースでコスト削減が可能です。Google Workspaceは、これまで個別に契約していた複数のソフトウェアの役割を、一つに集約することも可能となります。
一例ですが、以下のようなコストを削減または最適化できます。
- ペーパーレス化によるコスト削減
院内の各種申請書や報告書、マニュアルなどをデジタル化し、Googleドライブで共有すれば、紙代、印刷代、インク代、そして保管スペースのコストが大幅に削減されます。 - ソフトウェアライセンス費用の削減
ビジネスチャットツール、Web会議システム、ファイルサーバー、グループウェアなどを個別に契約していませんか？Google Workspaceにはこれらの機能がすべて含まれているため、ライセンス費用を一本化し、トータルコストを削減できます。 - サーバー管理費用の削減
院内にファイルサーバー（電子カルテを除く）を設置している場合、機器の購入費用やメンテナンス、電気代などの維持管理コストが発生します。Google Workspaceはクラウドサービスのため、これらのコストは一切不要となります。
これらの直接的なコスト削減に加え、業務効率化によって生まれる「時間の節約」も、人件費という最大のコストを最適化することに繋がります。
導入のハードルは高くないのか？
「新しいシステムの導入は、職員への研修が大変そうだ」と感じる方も多いかもしれません。その点、Google Workspaceは多くの人が個人的に利用しているGmailやGoogleカレンダーと同じ操作感で利用できるため、導入のハードルが非常に低いのが特長です。
直感的に使えるインターフェースは、ITに不慣れなスタッフでも抵抗なく受け入れやすく、特別な研修に多くの時間を割く必要がありません。また、クラウドサービスであるため、専用のサーバーや高価な機材を導入する必要はなく、月額制の低コストなプランから始めることができます。まずは一部のチームや部門で試験的に導入し、効果を実感しながら全院へ展開していく、といった柔軟な導入計画を立てることも可能です。
具体的にどのような業務が効率化されるのか？
Google Workspaceの導入とカスタマイズを行うことで、院内の様々な業務が効率化されます。
- 情報共有の迅速化と円滑化：
- Googleドライブ
院内の規程集や各種マニュアル、委員会や会議の議事録などを一元管理。いつでも誰でも最新の情報にアクセスでき、資料探しの手間がなくなります。 - Googleサイト
職員向けのポータルサイトを簡単に作成。院内通達や各部署からのお知らせを掲載し、情報の伝達漏れを防ぎます。
- Googleドライブ
- コミュニケーションの活性化：
- Googleチャット
部署内や多職種間でのスピーディな情報連携を実現します。電話やPHSのように相手の時間を奪うことなく、テキストで要件を伝えられるため、多忙な医療現場に適しています。 - Google Meet
遠隔地のクリニックとの合同カンファレンスや、多忙な医師のスケジュールに合わせた短時間の打ち合わせが可能です。移動時間がゼロになり、時間を有効活用できます。
- Googleチャット
- 事務作業の効率化
- Googleフォーム
職員の満足度調査や、院内研修の出欠確認、ヒヤリハット報告などを簡単にデジタル化できます。回答は自動でスプレッドシートに集計されるため、手作業での転記や集計の手間が不要になります。 - Googleカレンダー
会議室や処置室、医療機器などの予約状況を共有カレンダーで一元管理。予約の重複を防ぎ、利用調整がスムーズになります。
- Googleフォーム
セキュリティは大丈夫なのか？
患者の個人情報を取り扱う医療機関にとって、セキュリティは最も重要な要件です。Google Workspaceは、世界最高水準のセキュリティ基盤の上で構築されています。
第三者機関による厳格なセキュリティ認証を多数取得しており、日本の厚生労働省が定める「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」にも準拠した運用が可能です。
詳細なアクセス権限の設定、多要素認証、通信やデータの暗号化など、堅牢なセキュリティ機能が標準で備わっています。安心して機密性の高い情報を扱うことができる環境が提供されているため、多くの医療機関やすでに導入実績があります。
まとめ
病院経営におけるコスト削減と業務効率化は、もはや避けては通れない課題です。DXの推進はその有効な解決策ですが、必ずしも多額の投資を必要とするわけではありません。
Google Workspaceは、低コストで導入でき、職員が直感的に使える優れたツールです。ペーパーレス化や情報共有の円滑化、コミュニケーションの活性化を通じて、着実に業務を効率化し、結果としてコスト削減に繋げることができます。
DXへの第一歩として、まずはGoogle Workspaceの導入を検討することがコストを最大限に抑えた「業務効率化」「コスト削減」「利益最大化」のキーとなります。
それは、スタッフの働きがいをも高め、患者により質の高い医療を提供する未来への、確かな一歩となることと思います。
よくあるご質問
- Q利用料金はどのくらいかかりますか？
- A
Google Workspaceには、Business Starter、Standard、Plus、Enterpriseといった複数のプランがあり、ユーザー数や必要な機能、ストレージ容量によって料金が異なります。1ユーザーあたり月額数百円から利用できるプランもあり、他のグループウェアと比較しても非常に低コストで導入可能です。詳細は公式サイトをご確認ください。
- Q既存の電子カルテシステムと連携できますか？
- A
Google Workspaceは、電子カルテシステムを直接置き換えるものではなく、院内の情報共有やコミュニケーションを円滑にするためのツールです。多くの電子カルテシステムと直接的な連携機能はありませんが、電子カルテではカバーしきれない事務作業やコミュニケーション部分を補完し、全体の業務効率を向上させる役割を担います。
- Qパソコンが苦手な職員でも使いこなせますか？
- A
はい、多くの方が抵抗なく利用を開始されています。GmailやGoogleマップなど、普段から使い慣れているGoogleのサービスと同じ感覚で操作できるため、特別なトレーニングを行わなくても、直感的に使い始めることができます。これがGoogle Workspaceが選ばれる大きな理由の一つです。
- Q導入にあたって、どのようなサポートが受けられますか？
- A
Google公式のサポートに加え、導入を支援する国内の販売パートナー企業が多数存在します。パートナー企業に依頼すれば、現状の課題分析から最適なプランの選定、導入設定、院内への活用推進まで、手厚いサポートを受けることができます。
- Q導入までにはどのくらいの期間がかかりますか？
- A
導入する組織の規模やIT環境にもよりますが、基本的なアカウントの開設や設定であれば、数日から数週間で完了することが可能です。まずは情報共有やコミュニケーションツールとして一部の部署からスモールスタートし、段階的に活用範囲を広げていく方法がおすすめです。
動画での紹介
今回は、「【完全解説】2025年Google Workspaceの基本から活用まで！世界一わかりやすく解説します。」の動画をご紹介します。最新のGoogle Workspaceを活用してどのような業務の効率化が行えるのかを画面と共に分かりやすく紹介してます。是非とも病院・クリニックで応用可能な利用方法をご確認ください。
