病院・クリニック経営において、「スタッフの人件費高騰」と「深刻なIT人材不足」は、多くの経営者が抱える深刻な悩みです。
- 「院内にはITに詳しいスタッフがおらず、DX化などまだまだ優先順位は低いとの現場の声が…。」
- 「毎日、スタッフが紙の帳票に手書きし、それをExcelに二重入力する作業に追われている…。」
- 「患者や業者からの問い合わせメールが属人化し、対応漏れや重複が頻発している…。」
こうした非効率な「アナログ業務」が常態化していませんか？
その一つひとつは小さな作業に見えても、積み重なれば膨大な「時間＝人件費」となり、クリニックの利益を確実に圧迫していきます。
「IT担当者がいないから仕方ない」と諦めるのは、まだ早いかもしれません。
今回は、高額な専用システムを導入することなく、まずは「脱・アナログ業務」を実現し、人件費削減につなげる具体的な手法をご紹介します。
なぜ、多くのクリニックでDX（業務効率化）が進まないのか？
業務効率化の必要性を感じつつも、多くの病院・クリニックでDXが失敗に終わるのには、理由があります。
【失敗例1】IT人材不足による非効率の放置
も多いのが「ITが分かる人がいないから」と、最初から諦めてしまうケースです。スタッフの貴重な時間が「紙からExcelへの転記」といった付加価値を生まない作業に奪われ続けているにもかかわらず、日々の業務に追われ、その「非効率」を見て見ぬふりにしてしまいます。
【失敗例2】システムのミスマッチによる高額な投資の影響
院長の熱意で高額な専用システム（RPAやCRMなど）を導入したものの、現場の業務実態と機能が合わず、使われないまま「塩漬け」になるケースです。「高機能すぎて使いこなせない」「電子カルテとの連携が複雑すぎる」といった理由で、結局スタッフは慣れた「Excel管理」に戻ってしまい、高額なシステム利用料だけがコストとして残り続けます。
【失敗例3】サポート人員不在。結局、元のやり方に戻る
ツールを導入したものの、現場スタッフからの「使い方が分からない」「エラーが出た」といった質問に答えられる担当者が院内にいません。結果、導入時の混乱だけが残り、数ヶ月後には誰も使わなくなり、「やっぱりアナログが一番だ」と元の非効率なやり方に戻ってしまいます。
【人件費削減の鍵】
高額なシステム不要！Google Workspaceでここまで効率化は可能
クリニックの人件費削減の第一歩は、「高額な専用システム導入」ではありません。まずは「今ある非効率なアナログ業務」を、安価で汎用性の高いツールでデジタル化することです。
その最適なツールが、多くの企業で導入されているGoogle Workspace（旧 G Suite）です。GmailやGoogleカレンダーは既に使っているかもしれませんが、その真の価値は「業務効率化」にあります。
【事例1】帳票入力の手間・時間を削減（Googleフォーム, スプレッドシート）
紙で運用している問診票、院内スタッフの日報、インシデントレポート、備品発注書などを「Googleフォーム」に置き換えます。
| Before | After |
|---|---|
| 患者やスタッフが紙に手書き → 事務スタッフがExcelに手動で転記（二重入力の手間と入力ミスが発生） | スマホやタブレットからGoogleフォームに入力 → 入力結果は即座にGoogleスプレッドシートに自動集計。 【効果】 「転記作業」という人件費が完全にゼロになります。入力ミスも防げ、データはリアルタイムで関係者に共有されます。 |
【事例2】問い合わせメールの一元管理（Gmail）
「info@…」といった代表アドレスを、複数のスタッフが個々のメールソフトでバラバラに管理していませんか？ Gmail（Googleグループス）の共有機能を使えば、問い合わせ窓口を一元管理が行えます。
| Before | After |
|---|---|
| 誰が対応中か分からず、対応漏れや二重対応が発生。過去の履歴を探すのも一苦労。 | チーム全員が「誰が」「いつ」「どのメールに」対応したかを可視化。ステータス管理（対応中、完了など）も可能です。 【効果】 患者や業者からの問い合わせ対応が標準化され、属人化を解消。受付業務の生産性が向上します。 |
【事例3】顧客フォローアップの見える化（スプレッドシート, Googleカレンダー）
自由診療のフォローアップ状況や、訪問診療のタスク管理、定期健診の受診勧奨リストなどを、個人のExcelファイルで管理していませんか？
| Before | After |
|---|---|
| 院長が最新状況を把握できず、スタッフ間の情報共有も不足。タスク漏れが発生しやすい。 | Googleスプレッドシート」でタスクリストを一元管理。リアルタイムで進捗を共有し、「Googleカレンダー」と連携してリマインドを設定。 【効果】 スタッフ間の情報共有が円滑になり、フォローアップ漏れを削減。院長はいつでも最新の経営状況をデータで把握できます。 |
DX成功の秘訣は「外部のIT担当者」を持つこと
「Google Workspaceが良さそうなのは分かった。でも、結局それを設定・教育できるIT担当者がいない」
その通りです。だからこそ、アイラボの「DX導入支援サービス」があります。私たちは、貴院の「外部のIT担当者」として、業務効率化の実現までを徹底的にサポートします。
【強み1】貴院の「隠れた非効率」を徹底的に洗い出します。
私たちはシステムを売ることが目的ではありません。まずは経営者である院長、そして現場のスタッフ皆様に徹底的にヒアリングし、「どの業務に時間がかかっているか」「紙やExcelのどこに非効率が潜んでいるか」を業務フローレベルで洗い出します。
【強み2】特定システムに縛られない「最適解」の提案
洗い出した課題に対し、「この業務はGoogle Workspaceで十分」「この業務は専用の予約システムが必要」といった仕分けを、中立的な立場でご提案します。高額なシステムありきではなく、「不要なシステム投資をさせない」パートナーとして、貴院にとっての最適解だけをご提案します。
【強み3】「IT担当者」として、現場が使いこなせるまで伴走支援
ITに詳しいスタッフが院内にいなくても、一切問題ありません。アイラボが「外部のIT担当者」として、Google Workspaceの初期設定、現場スタッフへの操作教育、そして何より「新しい運用ルール」が現場に定着するまで、責任を持って伴走支援します。
まとめ
「IT担当者がいない」を、非効率の言い訳にしないために
人件費の高騰が経営を圧迫する中、「IT担当者がいない」ことは、もはやアナログな非効率業務を放置する理由にはなりません。高額なシステム投資は不要です。まずは、今ある「紙とExcel」の業務をデジタル化することから始めませんか？アイラボは、システムを売る会社ではなく、貴院の経営課題に寄り添い、現場と一緒に「利益の出る体制」を作り上げるパートナーです。
「うちのクリニックの、どの業務が削減できるか知りたい。」 「まずは何から手をつければ良いか分からない。」
そのお悩み、ぜひ私たちにお聞かせください。
高額な投資は不要です。 まずは貴院の「非効率」を無料で診断してみませんか？
よくあるご質問
- Q院内にはIT（パソコン）に詳しいスタッフが全くいません。それでもDX化は可能でしょうか？
- A
はい、全く問題ございません。むしろ、そういったクリニックこそ弊社の支援が最適です。アイラボが「貴院のIT担当者」のような立場で、ツールの初期設定から、現場スタッフの皆様への具体的な操作説明、運用ルールの策定・定着まで、すべて一貫して伴走支援しますのでご安心ください。
- QDXというと、高額な専用システムが必要なイメージがあります。コストが不安です。
- A
弊社は「高額なシステムを売る」ことが目的ではありません。まずは現状の業務フローを徹底的に分析し、Google Workspace（Gmailやスプレッドシートなど）のような安価で汎用的なツールで十分対応できる部分は、そちらの活用をご提案します。不要なシステム投資を避け、コストパフォーマンスを最大化する中立的なご提案が弊社の強みです。
- Qアナログな業務に慣れているベテランスタッフも多く、新しいやり方への抵抗が予想されます。
- A
その不安は非常によく分かります。だからこそ弊社は、一方的にシステムを導入するのではなく、まず現場のスタッフから「今、何に一番困っているのか？」「どの作業が非効率性が高いのか？」を徹底的にヒアリングします。「新しいことを覚える負担」よりも「今の面倒な作業がなくなるメリット」が上回るよう、現場目線での業務フロー改善と丁寧な教育を徹底します。
- Q非効率だとは感じていますが、具体的にどこから手をつければ良いのか分かりません。
- A
ぜひ無料相談にて、現状の課題感「とにかく受付が混雑する」「請求業務の残業が多い」など、漠然としたもので構いませんのでお聞かせください。院長先生ご自身も気づいていない「非効率の根本原因」を私たちが客観的に分析し、最も費用対効果が高く、着手しやすい改善策の「第一歩」をご提案します。
- Q日々の診療業務が忙しいのですが、DX導入の打ち合わせなどで、どれくらい時間を取られますか？
- A
院長先生やスタッフの皆様のご負担が最小限になるよう、効率的にヒアリングや設定作業を進めます。また、一気に全ての業務を変えるのではなく、まずは「問い合わせメールの管理」だけ、など影響範囲の小さい業務からスモールスタートし、現場の状況を見ながら段階的に改善を進めることも可能です。柔軟に進め方を調整いたしますので、ご相談ください。
