採用コストから、最適配置、離職防止、交通費精算まで。
クリニックの「人」に関するすべてを可視化するスタッフ台帳。
履歴書・職務経歴書から、保持資格、採用時の媒体コスト、現場リーダーからの直近のコンディション報告、そして毎月の交通費精算までを一元管理。
最適なスタッフ配置の実現から、AIとデータによる「退職の事前検知」、誕生日アラートによるスタッフへの労いまで。院長の負担を減らし、定着率の高い温かな組織を創り上げます。
クリニックの「人」の管理で、このようなお悩みはありませんか？
「属人的なアナログ管理」は、院長の時間を奪うだけでなく、スタッフのモチベーション低下や最適配置の機会損失を生みます。必要なのは「あらゆる情報の一元化」と「現場の状況を察知・労う仕組み」です。
管理から「組織強化」へ。Smart-i スタッフ台帳の3つの柱
Smart-i 院内共有ポータルは、Google Workspace を基盤に貴院専用にカスタマイズして構築します。SaaS の月額課金に縛られず、データと仕組みは永続的に貴院の資産になります。
履歴・資格・採用コスト・交通費の「完全一元化」
入社時の履歴書や保持する資格、過去の実績に加え、採用媒体とコスト、毎月の交通費までをクラウドで一元管理。紙やエクセルを廃止してバックオフィス業務を効率化するだけでなく、経験やスキルの一覧化により「最適なスタッフ配置」も直感的に行えます。公共交通機関から自転車、バイク通勤まで、見えづらい月額の通勤コストもすべて把握できます。
リーダー報告×AIによる「離職の事前察知と指導」
現場のリーダーが、各スタッフの「直近の状況やコンディション」を台帳に定期追加。この定性データと勤怠情報などを掛け合わせ、「退職リスク」を事前に察知。手遅れになる前に院長がフォローや適切な指導を行うことができます。
エンゲージメントを高める「自動アラート機能」
誕生日の5日前には、院長やリーダースタッフにメールで「〇〇さんの誕生日が近づいています」と自動通知。ささやかなプレゼントを用意したり、労いの言葉をかけたりと、Google Workspaceと連携した通知の仕組みで、温かいクリニック文化の醸成をサポートします。
スタッフ1人の退職がもたらす「本当の損失額」
「スタッフが1人辞めると、約150万円以上の利益損失となります。
Smart-i スタッフ台帳で『不満に気づき、労い、定着する組織』をつくることは、最も確実なコスト削減・利益創出戦略です。」
院長とスタッフの双方を救う、具体的な活用シナリオ
スキル一覧化で「最適なシフト・配置」を実現
Before
新しい美容機器を導入したが、誰が過去に似た機器の経験があるか、一人ひとりヒアリングしないと分からない。
After
台帳で「経験・資格」を絞り込み検索。最適なメンバーを即座にアサインし、効率的な教育と配置が完了。
「突然の退職」をリーダー報告とAIで未然に防ぐ
Before
忙しさでスタッフの不満に気づけず、ある日突然「辞めます」と言われ、現場がパニックに。
After
リーダーの「最近Aさんの元気がなく、ミスが目立つ」という台帳への入力から退職リスクを検知。院長が早期に面談を設定し、離職を回避。
「5日前アラート」でスタッフを労う文化を
Before
スタッフの誕生日を知らずに過ぎてしまい、コミュニケーションのきっかけを逃している。
After
誕生日の5日前に院長へメール通知。「いつもありがとう」とコーヒーチケットを渡し、スタッフのエンゲージメントが劇的に向上。
交通費精算のペーパーレス化で月末業務を半減
Before
月末にスタッフから紙やチャットでバラバラに交通費の申請が届き、事務長がエクセルに転記して確認。
After
スタッフはスマホから台帳に交通費を入力するだけ。公共交通機関からバイク通勤の手当まで、院長・事務長は一覧で確認し、1クリックで承認。
交通手段と居住地の把握で「急なシフト変更」にも即対応
Before
スタッフの急な欠勤。誰が近隣に住んでいるか分からず、手当たり次第に連絡して断られ続ける。
After
台帳で交通手段（自転車・徒歩など）や居住地をパッと確認。近隣のスタッフをすぐに把握できるため、スピーディーに出勤相談が行えます。
アナログからの脱却。スムーズな移行ロードマップ
現状の書類・データ整理
散在している履歴書、雇用契約書、資格証などをスキャン・データ化。同時に過去の採用媒体、コスト情報、交通費・通勤手段の基本情報もSmart-i環境へ集約します。（1ヶ月目）
権限設定とリーダー・交通費運用の開始
院長、事務長、現場リーダーなど、役職に応じた閲覧・編集権限を設定。交通費の申請フローと、リーダーからスタッフの直近状況の入力をスタートします。（2ヶ月目）
アラート設定と組織分析
誕生日通知や資格更新のアラートを有効化。蓄積されたデータをもとに、AIが組織の健康状態や離職リスクの可視化を始めます。（3ヶ月目）
組織改善の伴走支援（定着）
定期ミーティングにて、AIの分析結果をもとにした「1on1面談のポイント」や「適材適所の配置」をアイラボがアドバイス。定着率の高い組織へ導きます。
Smart-iツールすべて利用可！プラン料金
Smart-iツールすべてをカスタマイズしてご利用可能な3プランをご用意しております。複数のツールをご活用ください。
01
Smart-iツールすべて利用可
カスタマイズ導入
エントリー
月1回 オンライン実施
1ヶ月更新化
医院の運用に合わせたカスタマイズを行い導入します。定例MTGを行い改善と機能面での拡張などを実施します。
02
Smart-iツールすべて利用可
カスタマイズ導入
スタンダード
月2回 オンライン実施
1ヶ月更新化
医院の運用に合わせたカスタマイズを行い導入します。定例MTGを行い改善と機能面での拡張などを実施します。
訪問には別途交通費・宿泊費等が発生します。
03
Smart-iツールすべて利用可
オーダーメイド制作
アドバンス
月4回 オンライン実施
1ヶ月更新化
医院のご要望に100％合わせたオーダーメイド制作を行い導入します。定例MTGを行い改善と機能面での拡張などを実施します。
訪問には別途交通費・宿泊費等が発生します。
Smart-i 満足度調査のみ実施回数による費用となり料金体系が異なります。別途費用が発生します。
導入実績
美容外科、美容皮膚科、眼科クリニックで約1年稼働中（2025年2月より）
採用コストをかけ続ける経営から、今いるスタッフが輝くクリニックへ。
実際のデモ画面で、自院のデータがどう変わるか見てみませんか？
履歴書や交通費の管理から、配置、離職防止、そして日々の労いまで。実際のデモ画面をお見せしながら、貴院の課題に合わせたタレントマネジメントの解決策をご提案します。
