Smart-i スタッフ台帳のご紹介

採用コストから、最適配置、離職防止、交通費精算まで。
クリニックの「人」に関するすべてを可視化するスタッフ台帳。

Google Workspaceを活用したSmart-i 経営インサイトのご紹介

履歴書・職務経歴書から、保持資格、採用時の媒体コスト、現場リーダーからの直近のコンディション報告、そして毎月の交通費精算までを一元管理。
最適なスタッフ配置の実現から、AIとデータによる「退職の事前検知」、誕生日アラートによるスタッフへの労いまで。院長の負担を減らし、定着率の高い温かな組織を創り上げます。

クリニックの「人」の管理で、このようなお悩みはありませんか？

履歴書や看護師免許などの資格証が紙で散在し、誰が何の経験・資格を持っているかパッと分からない。
どの求人媒体から採用したか、一人あたりいくらの「採用コスト」がかかったか見えなくなっている。
現場リーダーが感じているスタッフの「小さな不満や変化」が院長まで届かず、突然退職されてしまう。
退職と採用を繰り返し、高い紹介料ばかりが経営を圧迫している。
スタッフの誕生日を忙しさにかまけて忘れてしまい、労う機会を逃している。
毎月の「交通費」の申請や計算がエクセル・紙ベースで、月末の事務作業が大きな負担になっている。
急な欠勤が出た際、誰が近隣に住んでいて代わりに出勤できそうか、すぐに把握できない。

「属人的なアナログ管理」は、院長の時間を奪うだけでなく、スタッフのモチベーション低下や最適配置の機会損失を生みます。必要なのは「あらゆる情報の一元化」と「現場の状況を察知・労う仕組み」です。

管理から「組織強化」へ。Smart-i スタッフ台帳の3つの柱

Smart-i 院内共有ポータルは、Google Workspace を基盤に貴院専用にカスタマイズして構築します。SaaS の月額課金に縛られず、データと仕組みは永続的に貴院の資産になります。

履歴・資格・採用コスト・交通費の「完全一元化」

入社時の履歴書や保持する資格、過去の実績に加え、採用媒体とコスト、毎月の交通費までをクラウドで一元管理。紙やエクセルを廃止してバックオフィス業務を効率化するだけでなく、経験やスキルの一覧化により「最適なスタッフ配置」も直感的に行えます。公共交通機関から自転車、バイク通勤まで、見えづらい月額の通勤コストもすべて把握できます。

リーダー報告×AIによる「離職の事前察知と指導」

現場のリーダーが、各スタッフの「直近の状況やコンディション」を台帳に定期追加。この定性データと勤怠情報などを掛け合わせ、「退職リスク」を事前に察知。手遅れになる前に院長がフォローや適切な指導を行うことができます。

エンゲージメントを高める「自動アラート機能」

誕生日の5日前には、院長やリーダースタッフにメールで「〇〇さんの誕生日が近づいています」と自動通知。ささやかなプレゼントを用意したり、労いの言葉をかけたりと、Google Workspaceと連携した通知の仕組みで、温かいクリニック文化の醸成をサポートします。

スタッフ1人の退職がもたらす「本当の損失額」

表面的な「直接コスト」

採用媒体費や人材紹介会社への紹介料（平均 30万〜80万円 / 人）。辞めるたびに確実に現金が流出します。

見落としがちな「間接コスト（教育・時間）」

新人が戦力化するまでにかかる先輩スタッフの指導時間、残業代、そして一時的な現場のパフォーマンス低下（平均50万円〜 / 人）。

負の連鎖「目に見えないコスト」

欠員によるギリギリのシフトが既存スタッフの疲弊を生み、不満が蓄積することで「さらなる離職」を引き起こすリスク。

「スタッフが1人辞めると、約150万円以上の利益損失となります。
Smart-i スタッフ台帳で『不満に気づき、労い、定着する組織』をつくることは、最も確実なコスト削減・利益創出戦略です。」

院長とスタッフの双方を救う、具体的な活用シナリオ

スキル一覧化で「最適なシフト・配置」を実現

Before

新しい美容機器を導入したが、誰が過去に似た機器の経験があるか、一人ひとりヒアリングしないと分からない。

After

台帳で「経験・資格」を絞り込み検索。最適なメンバーを即座にアサインし、効率的な教育と配置が完了。

「突然の退職」をリーダー報告とAIで未然に防ぐ

Before

忙しさでスタッフの不満に気づけず、ある日突然「辞めます」と言われ、現場がパニックに。

After

リーダーの「最近Aさんの元気がなく、ミスが目立つ」という台帳への入力から退職リスクを検知。院長が早期に面談を設定し、離職を回避。

「5日前アラート」でスタッフを労う文化を

Before

スタッフの誕生日を知らずに過ぎてしまい、コミュニケーションのきっかけを逃している。

After

誕生日の5日前に院長へメール通知。「いつもありがとう」とコーヒーチケットを渡し、スタッフのエンゲージメントが劇的に向上。

交通費精算のペーパーレス化で月末業務を半減

Before

月末にスタッフから紙やチャットでバラバラに交通費の申請が届き、事務長がエクセルに転記して確認。

After

スタッフはスマホから台帳に交通費を入力するだけ。公共交通機関からバイク通勤の手当まで、院長・事務長は一覧で確認し、1クリックで承認。

交通手段と居住地の把握で「急なシフト変更」にも即対応

Before

スタッフの急な欠勤。誰が近隣に住んでいるか分からず、手当たり次第に連絡して断られ続ける。

After

台帳で交通手段（自転車・徒歩など）や居住地をパッと確認。近隣のスタッフをすぐに把握できるため、スピーディーに出勤相談が行えます。

アナログからの脱却。スムーズな移行ロードマップ

STEP 01

現状の書類・データ整理

散在している履歴書、雇用契約書、資格証などをスキャン・データ化。同時に過去の採用媒体、コスト情報、交通費・通勤手段の基本情報もSmart-i環境へ集約します。（1ヶ月目）

STEP 02

権限設定とリーダー・交通費運用の開始

院長、事務長、現場リーダーなど、役職に応じた閲覧・編集権限を設定。交通費の申請フローと、リーダーからスタッフの直近状況の入力をスタートします。（2ヶ月目）

STEP 03

アラート設定と組織分析

誕生日通知や資格更新のアラートを有効化。蓄積されたデータをもとに、AIが組織の健康状態や離職リスクの可視化を始めます。（3ヶ月目）

STEP 04

組織改善の伴走支援（定着）

定期ミーティングにて、AIの分析結果をもとにした「1on1面談のポイント」や「適材適所の配置」をアイラボがアドバイス。定着率の高い組織へ導きます。

料金プラン

料金プランを３つご用意しました。追加料金なしでご利用いただけます。

ライト

・従業員の情報をデータとして一元管理・可視化
・最適な人材配置とパフォーマンスの最大化支援（従業員の二次情報を見える化）
・従業員の通勤経路、毎月の交通費自動確認
・従業員数：50名まで

初期

33,000

円［税込］

月額

27,500

円［税込］

オンラインデモを申し込む

・月1回レポートをお届け
・3ヶ月に1度の定例オンライン報告会実施

スタンダード

・従業員の情報をデータとして一元管理・可視化
・最適な人材配置とパフォーマンスの最大化支援（従業員の二次情報を見える化）
・従業員の通勤経路、毎月の交通費自動確認
・6ヶ月に1回の1on1ミーティングによる医院の状況説明と従業員の課題・問題収集。
・従業員数：100名まで

初期

55,000

円［税込］

月額

51,700

円［税込］

オンラインデモを申し込む

・月1回レポートをお届け
・3ヶ月に1度の定例オンライン報告会実施

プレミアム

・従業員の情報をデータとして一元管理・可視化
・最適な人材配置とパフォーマンスの最大化支援（従業員の二次情報を見える化）
・従業員の通勤経路、毎月の交通費自動確認
・3ヶ月に1回の1on1ミーティングによる医院の状況説明と従業員の課題・問題収集。
・効率的な人事業務の実現支援
・従業員数：150名まで

初期

88,000

円［税込］

月額

99,000

円［税込］

オンラインデモを申し込む

・月1回レポートをお届け
・1ヶ月に1度の定例オンライン報告会実施

採用コストをかけ続ける経営から、今いるスタッフが輝くクリニックへ前進。

導入実績

美容外科、美容皮膚科クリニックで約1年稼働中（2025年2月より）

DX化を支援するSmart-i ツール・ラインナップ紹介

先生の課題に合わせた『解決の武器』をご用意しています。

Smart-i 経営インサイト

医業収益や初診・再診数をリアルタイムに可視化。AIによる「着地予測」で、月末の収益を事前に把握し、戦略を柔軟に調整。スマホで確認できる「持ち歩ける事務長」です。

Smart-i 集客AI分析ツール

貴院のホームページのアクセス状況と患者からの問い合わせ件数を1つのレポートに統合。「サイトに来た方の何%が問い合わせに至ったか」まで、所見・改善点付きで毎月自動でお届けします。

医療・美容クリニック専用 AIチャットボット

美容クリニックや自費診療を行うクリニックの施術メニュー紹介・料金案内から、予約導線への誘導までを自動化します。医療広告ガイドラインに対応した設計。クリニック特化型のAIチャットボットです。

Smart-i 満足度調査

患者のリアルな声をデジタルで収集・数値化。経営者が見えにくい院内の課題を可視化し、PDCAを回すことで、リピート率と信頼を向上させます。

Smart-i 院内共有ポータル

申し送りや在庫状況を一元化し「言った・言わない」を解消。情報の属人化を排除し、誰でも同品質で業務を遂行できる「組織の仕組み化」を実現します。

Smart-i 採用アシスタント

採用工数を70%削減。AIが応募者の回答から「自律性」や「DX適応力」を解析し、本質を見抜く面接をサポート。優秀な人材を他社に取られる前に爆速で確保します。